(一)建立儀器設備檔案
儀器設備檔案是正確使用儀器設備，考核和評價儀器設備完好程度的重要依據。儀器設備的技術檔案內容主要分為兩大部分，即原始檔案和使用檔案。所有對測試結果有影響的儀器設備均應建立儀器設備使用檔案，并對儀器設備進行統一編號和管理。實驗室應設專人負責儀器設備檔案的建立，負責儀器設備的校準、維修和狀態控制。大型儀器設備應設有儀器設備主管人，并根據文件要求，負責儀器設備的日常維護和保養。
1.原始檔案
原始檔案包括儀器設備的申請報告(論證報告),訂貨合同和驗收記錄，以及隨儀器設備帶來的全部技術資料(如：儀器設備的結構原理圖、電路圖、出廠檢驗單及合格證、使用說明、附件及備品備件明細表等),原始檔案還包括根據儀器設備所建立的設備檔案冊，具體內容如下：
(1)設備名稱、生產廠家、型號、設備編號、價格、存放位置、設備的到貨日期、啟用日期及主管人等，收到時的狀態(新、舊、重新調試)。
(2)儀器設備操作手冊、使用維護說明書及操作規程(可單獨存放于使用區域)。
(3)儀器設備驗收及調試報告。
(4)儀器設備的計量/校準記錄。
(5)儀器設備維修記錄。
(6)儀器設備維護要求。
(7)如果儀器設備已不在實驗室，則應在清單上注明其最后一次的使用時間和原因。
2.使用檔案
儀器設備的使用檔案包括工作日志和維護保養記錄等。工作日志主要記錄儀器設備每次使用的操作人員、操作時間、儀器設備運行情況、工作內容及結果等，是考核儀器設備使用效益的重要依據。維護保養記錄主要記錄儀器設備的故障現象、原因、排除故障的措施、維修記錄、校準及核查記錄等技術指標。使用檔案是儀器設備性能和技術指標的歷史記錄，也是考核儀器設備技術狀態的依據。
為了保證儀器設備的原始狀態和唯一性，在每一臺儀器設備附近應設置儀器設備標牌，內容可包括儀器設備名稱(中/英)、型號、設備編號、價格、生產廠家、啟用日期和主管人等信息。
（二）儀器設備的標識
儀器設備的標識主要包括資產標識、計量合格標識、停用標識和儀器設備標牌等。
1.資產標識
每臺儀器設備有一個資產標識，并粘貼在儀器設備的顯眼位置，標識內容包括設備名稱、統一編號、使用部門和保管人等。有條件的實驗室還可將資產標識加上條形碼便于進行信息化管理。這種條形碼可批量印制或電子系統生成，其長、寬一般約4cm和3cm,粘貼性能好、顏色自定(注意與其他標識易于區別),格式與內容見圖1。
實驗室儀器設備的管理、使用及原則
圖1 資產標識示意圖
2.計量合格標識
計量設備應有計量標識，標識內容包括設備名稱、統一編號、溯源單位、有效期和簽發人等。計量部分合格但可降級使用的還應用醒目顏色予以標識(如：黃色)并注明降級后的使用范圍。格式與內容見圖2。
實驗室儀器設備的管理、使用及原則
圖2 計量合格標識示意圖
3.停用標識
停用的儀器設備有一個停用標識(一般為紅色),內容包括設備名稱、統一編號、停用原因、有效期和簽發人等。格式與內容見圖3。
實驗室儀器設備的管理、使用及原則
圖3 停用標識示意圖
4.設備標牌
大型設備或對試驗結果有直接重要影響的關鍵設備可設置設備標牌，上面注明操作規程說明和主要儀器信息。
(三)儀器設備使用保管人
每臺儀器設備有1位專門的使用保管人，負責該儀器設備的使用或保管，大型儀器設備可增加儀器設備保管人。
(四)培訓
儀器設備投入正常使用前，設備管理部門或使用部門可根據需要組織供貨方對使用部門的人員進行技能培訓。對于大型儀器設備和(或)經使用部門認定為重要的儀器設備，要編制儀器設備操作指導書和維護檢修規程，并實行持證上機操作管理。必要時有2位或2位以上使用保管人，確保使用人和儀器設備的安全。
所有儀器設備的使用人員應經過專門的技術培訓，獲得相應的技術資格并經授權批準后方可上機操作。使用人員在操作時，應嚴格按儀器設備操作指導書的要求開機測試，使用后要認真填寫使用記錄，標明目前儀器設備的運行狀態。儀器設備的使用和維護說明書以及操作維護指導書等文件，可放在使用人員的工作區域內，便于使用人員及時獲取和使用。
(五)儀器設備環境
儀器設備所在環境應符合儀器設備功能要求。如果需移動且可能對儀器設備的性能有影響時，應對其性能狀態進行確認，必要時應重新校準/計量。大型儀器設備投入正常使用后，未經管理部門許可，原則上不得隨意借用和改變原安裝形式與位置。
(六)使用記錄
儀器設備使用管理人員應按GB/T 27025-2008/ISO/IEC 17025:2017和其他相關規定要求認真做好日常使用記錄。記錄內容包括開關機時間、儀器設備運行狀況、檢測對象、檢測項目、使用人等。對于貴重或復雜的儀器設備和(或)經使用部門認定為重要的儀器設備，必須有專門的儀器設備使用登記記錄，記錄可以是物理和(或)電子的。
(七)使用率
使用率有日使用率和月使用率等表示方式。
日使用率=每日開機時間/每日正常工作時間×100%
月使用率=每月開機天數/每月正常工作天數× 100%
(八)完好率
儀器設備應定期進行檢查，保證在用的儀器設備運行正常，性能達到要求，結構完好，技術資料齊全，無泄露，無安全問題。儀器設備完好率的檢查方法及判定可參見SN/T 1656-2005《檢驗檢疫設備完好通用檢查方法》。
設備完好率＝ 被檢查的設備完好臺數/被檢查總臺數× 100%
